En toda
empresa, ya sea grande o pequeña, se producen diariamente multitud de visitas,
algunas de ellas institucionales, otras meramente empresariales o comerciales,
e incluso, en menor medida, personales. Independientemente de su formalidad y
relevancia, la empresa puede aprovechar estas visitas para generar
cercanía y potenciar su marca.
Sean del
tipo que sean, las visitas, en beneficio de la mejor imagen de la empresa, se
deben tener estructuradas de acuerdo a las características propias de la
empresa.
Estableciendo de forma sencilla el modo de comportarse de las personas implicadas, el orden en el recorrido o el tiempo de duración, tendremos mucho ganado en cuanto a la imagen que transmitimos a quienes nos visitan. Por ello, las buenas maneras, la cortesía y el orden deben cuidarse al máximo.
Estableciendo de forma sencilla el modo de comportarse de las personas implicadas, el orden en el recorrido o el tiempo de duración, tendremos mucho ganado en cuanto a la imagen que transmitimos a quienes nos visitan. Por ello, las buenas maneras, la cortesía y el orden deben cuidarse al máximo.
Aspectos a tener en cuenta
en la planificación de visitas:
1. Protocolo de actuación
Establece
un protocolo de actuación, de manera formal y por escrito, en el que se
detallen los pasos a seguir teniendo en cuenta aspectos como el tipo de
visita, el motivo, número de asistentes o duración.
De esta manera, cualquier trabajador tendrá las pautas necesarias para
intervenir y actuar según los objetivos de la empresa.
Elabora
este manual de procedimiento en colaboración con la Dirección de la
empresa y los responsables de los diferentes departamentos o áreas de la
compañía, incluido el departamento de seguridad y prensa, si la empresa
cuenta con ellos. Si, por el contrario, la empresa es pequeña y no cuenta
con esos departamentos, habrá que designar a un responsable que, junto con la
dirección, diseñe la estrategia y el procedimiento a desarrollar desde el
principio hasta el final de cada visita.
2. Invitados
Si eres
tú quien organiza la visita y no es una solicitud externa, determina bien a
quién vas a invitar en cada caso, dependiendo de las pretensiones, comerciales,
institucionales o promocionales. No es lo mismo organizar una visita para unos
posibles clientes que para recibir a autoridades. Elabora una lista de
invitados y envía unas invitacionesen las que se indique la fecha, la duración,
el motivo de la visita, el aforo y el recorrido.
3. Confirmaciones
Para
evitar sorpresas de última hora o que los invitados estratégicos no asistan, es
fundamental que confirmes asistencia días antes de la fecha prevista.
Una vez tengas todas las confirmaciones, realiza el listado definitivo con
la información de cada invitado para que el día de la visita puedas identificar
fácilmente a cada uno de los visitantes.
4. Recibimiento
Las
atenciones vendrán determinadas por el rango de los visitantes. Las visitas de
mayor nivel serán recibidas por los cargos más altos de la empresa,
las de segundo nivel serán recibidas por los cargos directivos, y
por último, las generales, serán recibidas por el responsable del
departamento implicado en la visita o el encargado de las relaciones
institucionales o el protocolo, en su caso.
5. El “Cicerón”
Establece
de antemano quién será el responsable de recibir a los invitados y
dónde esperará. Dependiendo del rango de los invitados, se hará en un lugar
u otro.
Si la
visita es de autoridades, será la dirección de la empresa quien,
junto con el jefe de protocolo o relaciones institucionales, esperarán a los
visitantes en el vestíbulo, la puerta del edificio o incluso a pie de coche, si
las autoridades que nos visitan son de altísimo rango. Por otro lado,
para visitas más generales, determina el personal técnico que
atenderá, dará las explicaciones y contestará aquellas preguntas que realicen
los invitados durante la visita.
6. Espacio y logística
Elige y prepara los espacios en los que se
desarrollará la visita, incluyendo el lugar en el que los invitados esperarán
mientras llega el resto del grupo.
Chequea
previamente el material y equipos necesarios para el desarrollo de la
visita y contrata todos los servicios que vas a necesitar ese día. Por
lo general, y siempre que la empresa tenga espacio adecuado para ello, es
habitual proyectar un breve audiovisual de presentación de la compañía. Por
otra parte, posiblemente necesites un micrófono con equipo de sonido, una
tarima o un servicio de catering.
7. Recorrido
Planifica
un itinerario fácil, cómodo y que muestre lo que realmente quieres
que se vea. Comprueba que todo está en perfecto estado de limpieza y
funcionamiento y elimina las barreras arquitectónicas, si
existen.
Si has
planificado un recorrido largo, establece una pequeña parada en un sitio de
interés en el que podrás hacer un breve resumen de lo visto, e incluso
utilizar material de apoyo como, por ejemplo, un panel
descriptivo con imágenes o gráficos.
8. Cóctel
Es
habitual que, una vez terminada la visita, el grupo se traslade a un
espacio habilitado para agradecer y departir con los invitados en
torno a un pequeño cóctel.
9. La despedida
Este es uno de los aspectos que más debes cuidar,
ya que por muy bien que haya ido la visita, un final descuidado puede estropear
el conjunto. Realiza una despedida en la que se agradezca a los invitados su
asistencia e intenta que se les quede el mejor sabor de boca posible del día y
de la empresa.
No todos
los invitados tienen que ser despedidos por el anfitrión, de ahí la importancia de tener claro previamente
el criterio de cómo, dónde y a quién hay que despedir. Toma como referencia las
máximas de “Quien recibe, despide”, y “la persona que
despide, nunca debe ser de rango inferior a la que recibe”.
10. Difusión
Si la
visita ha sido de relevancia mediática, aprovecha la oportunidad para
dar a conocer la empresa y crear marca. Si, por el contrario, se trata de
una visita general, puedes entregar a los invitados información y documentación
relativa a la visita. Puede ser un dossier, un folleto, una revista o, incluso
algún regalo promocional.
Las
visitas son una oportunidad magnífica para enseñar cómo trabaja tu empresa y las
redes sociales son una herramienta de difusión masiva que no debes
desaprovechar. Comparte el evento con tus seguidores.
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